RODO – pełna wersja klauzuli ze Zgody na przynależność dziecka do Organizacji

Kim jesteśmy?

Administratorem Twoich danych osobowych oraz danych osobowych Twojego Dziecka, czyli podmiotem odpowiedzialnym za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, jest Organizacja Harcerska Pro Mundi, stowarzyszenie z siedzibą w Legnicy, przy ul. Radiotelegrafistów 1/11, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000820101 (zwane dalej „OH Pro Mundi”).

Jak się z nami skontaktować?

Możesz kontaktować się z nami we wszystkich sprawach związanych z wykorzystaniem Twoich danych osobowych:

  • nazwa: Organizacja Harcerska Pro Mundi,
  • adres korespondencyjny: ul. Radiotelegrafistów 1/11, 59-220 Legnica,
  • kontakt: +48 793 080 220, stowarzyszenie@promundi.net.pl

Po co nam Twoje dane osobowe?

Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji i kontaktu oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa Twojemu dziecku.

Po co nam dane osobowe Twojego dziecka?

Dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli:

  • przyjąć je w poczet członków OH Pro Mundi i nadać mu przydział służbowy;
  • zapewnić mu warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;
  • zapewnić mu warunki do pełnienia funkcji instruktorskich;
  • egzekwować ciążące na nim podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;
  • prowadzić Ewidencję OH Pro Mundi stanowiącą elektroniczną bazę danych o członkach OH Pro Mundi;
  • wystawić dokument potwierdzający jego członkostwo w OH Pro Mundi, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;
  • zapewnić mu warunki do zdobywania sprawności harcerskich, odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;
  • reagować na przypadki naruszenia przez nie obowiązków członkowskich, w skrajnych przypadkach stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;
  • prowadzić rachunkowość w związku z opłacaniem składek;
  • zamieścić wzmiankę o nim w prowadzonej dokumentacji statutowej, tj. w uchwałach, decyzjach, rozkazach i sprawozdaniach.
  • zapewnić Twojemu dziecku bezpieczeństwo w trakcie zbiórek, biwaków, obozów i wszelkich form działalności drużyny bądź gromady zuchowej, w związku z tym prosimy Cię i zobowiązujemy Cię do podania i bieżącej aktualizacji informacji o stanie zdrowia Twojego dziecka: przyjmowanych lekach, chorobach, alergiach pokarmowych!
  • rozpatrzyć i załatwić zgłoszone skargi, wnioski lub postulaty,
  • umożliwić Twojemu dziecku udział w konkursach i szkoleniach organizowanych przez OH Pro Mundi, a następnie w celu przyznania nagród i certyfikatów, a także ogłoszenia wyników.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest niezbędność do wykonania umowy, która zostaje zawarta z chwilą przystąpienia do OH Pro Mundi i której treść wynika przede wszystkim z brzmienia Statutu OH Pro Mundi oraz przepisów i regulaminów OH Pro Mundi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Natomiast podstawą prawną przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia Twojego dziecka, przyjmowanych przez dziecko leków lub jego alergii pokarmowych jest uprawniona działalność prowadzona z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez OH Pro Mundi jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli wystawić dowody opłacenia przez nie składek członkowskich oraz prowadzić księgi rachunkowe na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Jako Administratorzy wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających na:

  • promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim,
  • budowaniu kadry instruktorów OH Pro Mundi,
  • wspieraniu i rozwijaniu działalności OH Pro Mundi,
  • prowadzeniu kronik ruchu harcerskiego.

Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, abyśmy mogli umożliwić mu korzystanie z działań OH Pro Mundi w pełnym zakresie. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda
(art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne w celu organizacji wypoczynku, który podlega przepisom ustawy o systemie oświaty (zimowisko, obóz, zlot), a w szczególności w celu:

  • podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w wypoczynku,
  • potwierdzenia prawa dziecka do świadczeń opieki zdrowotnej,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania wypoczynku, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,
  • prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji, w tym karty kwalifikacyjnej oraz protokołu powypadkowego,
  • informowania rodziców lub opiekunów oraz właściwych organów (kuratora oświaty, prokuratora, państwowego inspektora sanitarnego) o wypadku z udziałem dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na organizatorze wypoczynku dzieci i młodzieży na mocy przepisów ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Jednakże podstawą prawną wykorzystania danych osobowych na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka jest wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z ustawą o systemie oświaty), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne w celu organizacji wypoczynku, który nie podlega przepisom ustawy o systemie oświaty (kurs, biwak, rajd, zbiórka całonocna, zbiórka całodzienna), a w szczególności w celu:

  • podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w formie pracy,
  • zapewnienia udziału dziecka w formie pracy,
  • zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dziecka w trakcie trwania formy pracy, w tym zapewnienia dziecku dostępu do opieki zdrowotnej,
  • prowadzenia dokumentacji formy pracy,
  • w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka, w tym w celu poinformowania rodziców lub opiekunów o wypadku lub chorobie dziecka.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu jego zakwalifikowania i zapewnienia mu udziału w formie pracy jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej. Natomiast podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu zapewnienia jego bezpieczeństwa i ochrony zdrowia jest wyraźna zgoda
(art. 9 ust. 2 lit. a RODO), o której udzielenie zwracamy się poniżej.

Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych dziecka w celu nawiązania kontaktu z rodzicami lub opiekunami w istotnych sprawach dotyczących dziecka jest ochrona żywotnych interesów dziecka (art. 6 ust. 1 lit. d RODO);

Ponadto wykorzystujemy dane osobowe dziecka w celu obrony przed roszczeniami o naprawienie szkody na osobie lub majątku dziecka (art. 6 ust. 1 lit. f oraz w art. 9 ust. 2 lit. f RODO).

Ponadto wykorzystujemy wizerunek Twojego dziecka, abyśmy mogli na podstawie dokumentacji fotograficznej różnych przejawów życia harcerstwa opracować materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne i rozpowszechniać te materiały oraz publikować je na stronach internetowych i w mediach społecznościowych. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Ponadto wykorzystujemy dane osobowe dotyczących zdrowia Twojego dziecka, aby móc zapewnić mu bezpieczeństwo podczas realizowanych przez nas zadań. Dane przechowujemy przez rok pracy drużyny bądź gromady zuchowej. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzona przez stowarzyszenie z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez stowarzyszenie (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).

Komu ujawniamy dane osobowe Twojego dziecka?

Nie ujawniamy danych osobowych Twojego dziecka innym osobom, organizacjom lub organom z wyjątkiem:

  • biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,
  • organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami,
  • jednostkom z nami współpracującym, na podstawie umów powierzenia danych osobowych,
  • w przypadku organizacji wypoczynków i innych form pracy dane udostępniamy także lekarzom, pielęgniarkom i ratownikom medycznym oraz innym osobom udzielającym świadczeń opieki zdrowotnej.

Jak długo przechowujemy dane osobowe Twojego dziecka?

Dane osobowe Twojego dziecka, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku jego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w OH Pro Mundi oraz przez wskazany poniżej okres po ustaniu członkostwa:

  • w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz OH Pro Mundi oraz protokołach posiedzeń władz OH Pro Mundi, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną OH Pro Mundi – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez OH Pro Mundi;
  • w odniesieniu do danych związanych z formami wypoczynku oraz danymi rachunkowymi – zgodnie z okresem wymaganym na podstawie odpowiednich aktów prawnych.

Ponadto Twoje dane osobowe obejmujące wizerunek Twój i Twojego dziecka, zawarty w opracowanych przez nas materiałach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych rozpowszechniamy przez 5 lat. Następnie przechowujemy je w celach archiwalnych.

Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora.

Jakie prawa przysługują Twojemu dziecku?

Masz prawo w każdej chwili:

  • wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek dziecka utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dziecka przed jej wycofaniem;
  • wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację dziecka – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.

Ponadto, masz prawo do żądania:

  • dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;
  • sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
  • usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli:
    • dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem,
    • cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka,
    • wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,
  • ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy:
    • kwestionujesz prawidłowość danych osobowych,
    • kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych,
    • nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku,
    • wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka;
  • otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu OH Pro Mundi).

Masz prawo do wniesienia skargi w związku z wykorzystywaniem Twoich danych oraz danych Twojego dziecka do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę możesz wnieść w formie elektronicznej, w formie pisemnej albo ustnie do protokołu w siedzibie Prezesa Urzędu.

Analogiczne prawa przysługują Ci w stosunku do Twoich danych osobowych.